A vállalati beszerzési funkciók szerepe még inkább felértékelődik a globális kihívások tükrében.
Számos egymásra ható erő befolyásolja napjainkban a beszerzések alakulását. Az emelkedő költségek és az infláció, a gyorsan fejlődő technológia, a fenntarthatóság és az ESG növekvő szabályozási és stratégiai jelentősége, a geopolitikai tendenciák és a globális hálózati kihívások, valamint a növekvő munkaerőhiány mind hatással vannak erre a területre, és sok kérdést vetnek fel a jövőjével kapcsolatban. A KPMG Future of Procurement jelentésében arra kereste a választ, hogy ezek az erők hogyan hathatnak a beszerzési csapatokra, hogyan reagálhatnak a beszerzési vezetők, és mire lesz szükségük a boldoguláshoz.
"Csak az a beszerzési szervezet lehet sikeres a jövőben, amely képes felismerni és kezelni az egyre növekvő költségeket. A modern technológiai fejlesztések folyamatosan fejlődnek, így elengedhetetlen, hogy a beszerzési folyamatokat valós időben elemezzük, és az így nyert információkat a lehető leghatékonyabban hasznosítsuk. E kihívások, valamint az ellátási láncra vonatkozó szigorúbb fenntarthatósági normák kulcsfontosságú szerepet adnak a beszerzésnek, amelynek motorikus erejévé kell válnia a szervezeten belüli és külső együttműködésnek" - hangsúlyozza Antal Balázs, a KPMG beszerzési tanácsadási szolgáltatásainak szenior menedzsere.
A KPMG szakértői úgy vélik, hogy a jövőben a beszerzési folyamatokat öt alapvető tényező fogja jelentősen befolyásolni. Ezek hatásai különbözőek lehetnek a földrajzi elhelyezkedés, az iparág sajátosságai és a szervezetek mérete alapján.
A KPMG legfrissebb felmérése során 400 szenior beszerzési szakember véleményét gyűjtötte össze, akik egyértelműen az inflációs nyomást és a folyamatosan emelkedő nyersanyagárakat jelölték meg legfőbb külső beszerzési kihívásként, ami a válaszadók 83%-ának véleménye szerint kiemelten fontos. Emellett a megkérdezettek 91%-a a költségmegtakarítást és a kiadások minimalizálását tartotta a legfontosabb optimalizálási célok között. Bár az infláció várhatóan nem alakítja át a beszerzési funkciót, jelentősen növeli a munkaterhelést, ezzel együtt pedig sürgeti a költségek hatékonyabb kezelésének szükségességét.
A legfrissebb kutatások alapján a megkérdezettek úgy vélik, hogy a következő másfél év során a beszerzési funkciókra legnagyobb hatással a prediktív analitika fog lenni. Ezt követi a generatív mesterséges intelligencia, valamint a robotizált folyamatautomatikázás (RPA). A válaszadók egybehangzó véleménye szerint a legnagyobb belső kihívást az adatok és az információk hiányossága jelenti, ami sürgős fejlesztéseket igényel. A felmérés résztvevőinek 66%-a tervez a következő 12-18 hónapban technológiai, adat- és elemzési megoldások implementálására, míg 79%-uk már aktívan dolgozik a feltörekvő technológiák, például a generatív mesterséges intelligencia integrálásán.
A mesterséges intelligencia forradalmasítja a beszerzési folyamatokat, új perspektívát nyújtva a terület számára. Az adatok, legyenek azok strukturáltak vagy strukturálatlanok, feldolgozása és elemzése jelentős mértékben felgyorsul, lehetővé téve, hogy a beszerzési csapatok releváns és értékes insights-okat nyerjenek ki. Ez nemcsak az innovációt serkenti, hanem hozzájárul a termelékenység növeléséhez és a döntéshozatal minőségének javításához is. Az AI tehát kulcsszereplővé válik a modern beszerzési stratégiákban.
Néhány vállalat már kihasználja a mesterséges intelligencia nyújtotta lehetőségeket a közvetlen és közvetett beszerzési folyamatokban, hogy optimalizálja kiadásaikat és automatizált pályázati ajánlatokat küldjön. Az AI nemcsak a pályázatok előkészítési idejét csökkenti, hanem a benyújtási folyamatot is felgyorsítja; míg a hagyományos, kézi értékelés akár 2-3 hetet is igénybe vehet, az automatizált megoldások révén a munka mindössze 1-2 nap alatt befejeződhet.
A vállalatoknak azonban óvatosnak kell lenniük, hiszen az automatizálás - és különösen a mesterséges intelligencia - használata etikai és jogi kérdéseket vet fel az adatvédelem és a kiberbiztonság terén, ami új, egyértelmű irányelveket tesz szükségessé.
Ma már egy vállalatvezető sem kétségbe vonja, hogy az ESG (környezeti, társadalmi és irányítási) szempontok alapvető fontossággal bírnak. E tényezők nem csupán a vállalat hírnevére gyakorolnak hatást, hanem hozzájárulnak az ügyfelek lojalitásának növeléséhez, serkentik az innovációt, segítenek a költségek csökkentésében és javítják a kockázatkezelési folyamatokat is.
Egyes régiókban, különösen Európában, a vállalatokra egyre szigorúbb szabályozási és jelentéstételi követelmények vonatkoznak. A KPMG felmérésében a válaszadók 66 százaléka szerint a megnövekedett elvárások a következő 3-5 évben nagymértékben befolyásolják majd a stratégiai beszerzést. A megkérdezettek szerint az ESG-képességek fejlesztése az első számú prioritás a következő időszakban; 52 százalékuk rendelkezik 1-3 éves ütemtervvel a fenntartható ellátási láncba történő beruházás irányítására. Azáltal, hogy a beszerzési funkciók felelősségteljesebbé és átláthatóbbá válnak, megfelelhetnek a növekvő szabályozási és piaci nyomásnak a fenntartható beszerzés gyakorlására és bizonyítására vonatkozóan. Az ESG lehetőséget ad arra is, hogy a beszerzés komolyabb stratégiai szerepet játsszon.
Fontos lépés az új szabályozásokkal kapcsolatos hiányfelmérések elvégzése. A beszerzési munkatársaknak jobban együtt kell működniük más funkciókkal, például a kockázati, megfelelőségi, jogi, fenntarthatósági és ellátási lánccal, hogy segítsék a megfelelőség fenntartását és a változó szabályozások követését. Mindezt úgy, hogy automatizált folyamatokat építenek ki, amivel biztosítják, hogy a beszállítóiktól időben megkapják a friss adatokat, amik alapján tovább dolgozhatnak a belső stakeholdereikkel és a beszállítóikkal.
A harmadik féllel kapcsolatos kockázatkezelés (TPRM) egyre nagyobb szerepet kap az ellátási lánc környezeti, társadalmi és irányítási (ESG) kockázatainak felmérésében. A legfrissebb kutatások alapján azonban a beszerzési vezetők 67%-a nem tartja elég érettnek a saját szervezete TPRM folyamatait, ami világosan jelzi a képességek gyors fejlesztésének szükségességét. Emellett elengedhetetlen, hogy új irányelveket dolgozzunk ki a beszállítók kiválasztásánál és ellenőrzésénél, különösen a karbonlábnyom, a körkörös gazdaság elvei, valamint a munkaügyi gyakorlatok tekintetében.
A kibertámadások növekvő kockázata a szervezet ökoszisztémájában - gyakran hivatkoznak rá mint "negyedik fél kockázata" - a kiberfenyegetésekkel kapcsolatos erős tudatosságra és az ellenük való fellépés képességére szólít fel.
A beszerzési szakemberek napjainkban olyan bizonytalan geopolitikai környezettel szembesülnek, mint az ellátási láncok szélesebb körű deglobalizációjának részeként az Egyesült Államok és Kína szétválasztása, vagy az ukrajnai és közel-keleti konfliktusok. A felmérésében legkritikusabb külső kihívásként a felmérés válaszadóinak 77 százaléka az ellátási zavarok kockázatát nevezte meg. A beszerzési stratégiákat emiatt kénytelenek újragondolni, nagyobb megbízhatóságra, az ellátási lánc átláthatóságára, más iparági szereplőkkel való együttműködésre törekednek.
A KPMG elemzése szerint a beszerzési vezetők a redundancia és a folyamatos kockázatértékelés alkalmazásával hatékonyan kezelhetik a geopolitikai feszültségeket, valamint a globális hálózati kihívásokat, ezzel növelve szervezetük rugalmasságát. Egy fontos lépés lehet a beszállítói bázis és a beszerzési stratégiák átgondolása, különös figyelmet fordítva a reshoring és near-shoring lehetőségekre, továbbá a kizárólagos beszerzés minimalizálására. A "Kína plusz egy" stratégia egyre inkább elterjedtté válik, hiszen a globális vállalatok Kínán kívül más országokban, például Thaiföldön vagy Vietnamban is keresnek gyártási lehetőségeket. Azoknak a cégeknek, amelyek olyan államokban működnek, ahol importkorlátozások vagy -tilalmak vannak érvényben, érdemes lehet növelniük a helyi összeszerelés arányát az "utolsó mérföld" szakaszban, valamint alternatív beszállítók felkutatására összpontosítaniuk. Ezen kívül a végtermékeket érdemes lehet átirányítaniuk a szomszédos országokba. Fontos, hogy a vállalatok figyelembe vegyék a helyi beszállítók képzését a kulcsfontosságú alkatrészek közös fejlesztése érdekében, és kialakítsanak kettős ellátási láncokat mind belföldön, mind külföldön. Emellett a stratégiai készletek felhalmozása is alapvető fontosságú lehet a jövőbeli stabilitás érdekében.
A globális kutatás alapján a beszerzési vezetők csupán 32%-a nyilatkozott úgy, hogy cége a következő 3-5 év során tervezett vagy valószínűsíthető módon el kívánja végezni a beszerzési források áthelyezését vagy annak közeli megvalósítását.
A beszerzés területén, akárcsak sok más szakmában, egyre égetőbb problémát jelent a tehetséghiány. A jövő kihívásai, különösen a digitális kompetenciák iránti fokozott igény, még sürgetőbbé teszik ezt a kérdést. A generatív AI és más innovatív technológiák hatékony alkalmazásához olyan szakemberekre van szükség, akik rendelkeznek a megfelelő tudással és készségekkel. Azonban ezekből a tehetségekből sajnos egyre kevesebb áll rendelkezésre, és a verseny a legjobb szakemberekért kiélezett. A helyzet javításában kulcsszerepet játszhat a beszerzési pálya vonzóbbá tétele, valamint a különböző egyetemekkel való szorosabb együttműködés kialakítása.
Az automatizált kategóriamenedzsment-szoftverek jelentős szerepet játszhatnak a szakadék áthidalásában. Fontos, hogy alaposan feltérképezzük, miként tudja a mesterséges intelligencia kiegészíteni a meglévő készségeinket, minimalizálni a manuális feladatokat, és ezzel egyidejűleg növelni a termelékenységet. A munkavállalók számára elengedhetetlen, hogy képzéseken vegyenek részt, ahol elsajátíthatják az AI, az önkiszolgáló platformok és a fejlesztési eszközkészletek hatékony használatát. Emellett a vevők aktivizálása is kulcsfontosságú: meg kell őket győzni arról, hogy a chatbotokkal való együttműködés és az új munkamódszerek elfogadása előnyökkel jár számukra.
A technológia azonban a közeljövőben valószínűleg még nem fogja helyettesíteni az embereket; a globális felmérésben résztvevő beszerzési szakemberek mindössze 8 százaléka számít a létszám jelentős, 10-25 százalékos csökkenésére a következő 18 hónapban. Eközben - mivel automatizálás a hagyományos munka nagy részét elvégzi - a beszerzési funkciók egyre fejlettebb feladatokat vesznek át. A KPMG kutatásának résztvevői arra számítanak, hogy az operatív tevékenységekre (például a beszerzési műveletekre és a fizetendő számlákra) szánt erőforrásokat 34 százalékkal csökkentik a stratégiai munka, például a kulcsfontosságú beszállítói kapcsolatmenedzsment javára. A beszerzésekért felelős vezetőkre tehát várhatóan továbbra is nagy igény lesz. A válaszadók 70 százaléka állítja, hogy cége 1-3 éves ütemtervet dolgozott ki a beszállítói kapcsolatok menedzsmentjébe való beruházásra és a képességek fejlesztésére, és 54 százaléknak vannak hasonló tervei a TPRM-re vonatkozóan.
